Jeden z najpopularniejszych edytorów tekstu kryje w sobie mnóstwo możliwości, o których nawet wieloletni użytkownicy nie mają pojęcia. Pokazujemy najciekawsze i najbardziej przydatne. Warto zapoznać się z tymi trikami – będą nam ułatwiać pracę każdego dnia.

„To do list” w Wordzie

To warto zapamiętać! W Wordzie możemy tworzyć wygodne listy rzeczy do zrobienia czy listy zakupów z polami do odhaczania zrealizowanych punktów. Takie listy można przeglądać i edyto­wać na dowolnym urządzeniu, także mobilnym, na którym mamy aplikację obsługującą pliki Worda.

1. Po uruchomieniu pustego dokumentu w programie Word klikamy na Plik, a później na Opcje.

2. Teraz po lewej stronie klikamy na kategorię Dostosowywanie wstążki, a następnie po prawej zaznaczamy opcję Deweloper i klikamy na OK.

3. Na Wstążce klikamy na zakładkę Deweloper, a następnie na ikonę Formant zawartości pola wyboru w kategorii Formanty.

4. Teraz możemy zacząć spisywać rzeczy do zrobienia. Wykonane zadania będziemy zaznaczać, klikając na pola wyboru. Ponowne kliknięcie usuwa zaznaczenie.

Szybkie dodawanie aktualnej daty i czasu

Zdarza się, że tworząc różnego rodzaju dokumenty, musimy dodawać aktualną datę, a czasem nawet godzinę. Zamiast wpisywać je ręcznie, warto korzystać z odpowiednich skrótów klawiaturowych.Po wciśnięciu kombinacji Shift+Alt+D wstawimy do naszego dokumentu aktualną datę. Natomiast kombinacja Shift+Alt+T pozwala na dodanie aktualnej godziny. 

W obydwu przypadkach zostanie użyty format wybrany jako domyślny dla programu Word. Aby zmienić ten format, klikamy prawym przyciskiem myszy na dodane pole tekstowe i wybieramy z listy opcję Edytuj pole. Potem wybieramy format, który nam odpowiada.

Sprawdzanie objętości tekstu

Jeśli pisząc tekst, musimy zmieścić się w limicie słów lub znaków, warto pamiętać o wbudowanym w program Word narzędziu do automatycznego sprawdzania objętości tekstu. Wystarczy na dolnym pasku po lewej stronie kliknąć na pole Wyrazy, a pojawi się okno Statystyka wyrazów, gdzie znajdziemy wszystkie potrzebne nam informacje dotyczące objętości tekstu.

Szybka zmiana wielkości liter

Czasem zdarza się, że przez nieuwagę napiszemy kilka wyrazów lub zdań z aktywnym klawiszem Caps Lock. Aby poprawić taki błąd, zamiast przepisywać tekst od nowa, wystarczy skorzystać z bardzo prostego triku. Zaznaczamy cały tekst, który jest napisany niepoprawnie, i wciskamy kombinację klawiszy Shift+F3. Dzięki temu nastąpi zamiana małych liter na duże, dużych na małe. 

Warto wiedzieć, że w najnowszej wersji programu Word, jeśli zaczniemy pisać nowy wyraz z aktywnym klawiszem Caps Lock, po wciśnięciu spacji na końcu wyrazu zostanie on automatycznie poprawiony, a przycisk dezaktywowany.

Przejście do następnej strony

To jeden z najprostszych trików w programie Word. Dzięki niemu możemy natychmiast przejść do edytowania kolejnej nowej strony dokumentu. Wielu użytkowników wielokrotnie wciska w tym celu klawisz Enter, jednak nie jest to dobre rozwiązanie, gdyż wtedy przy późniejszej edycji dokumentu i dodaniu nowych fragmentów formatowanie całego dokumentu może być bardzo uciążliwe. Tymczasem żeby przejść do kolejnej strony, wystarczy skorzystać z kombinacji Ctrl+Enter. Na poprzedniej stronie w trybie podglądu znaczników zobaczymy dodany znacznik Podział strony.

Dodajemy znak wodny do dokumentu

Word pozwala na oznaczanie dokumentów znakiem wodnym, który będzie widoczny także na wydrukach. 

1. Aby umieścić znak wodny w dokumencie, na Wstążce klikamy na Projektowanie i po prawej stronie na Znak wodny. Możemy wybrać jeden ze standardowych znaków. 

2. Możemy też dodać własny, na przykład logo firmy itp. – w takim wypadku klikamy na Niestandardowy znak wodny. Potem klikamy na Obrazkowy znak wodny i na Wybierz obrazoraz wskazujemy na dysku potrzebną nam grafikę. 

3. Na koniec klikamy na OK. Oto efekt:

Inteligentne funkcje pomocy

Gdy chcemy zmienić odstępy pomiędzy akapitami albo wstawić wiersz nagłówka, możemy ręcznie przeszukać menu Worda lub poszukać pomocy w sieci, lecz dużo szybszym sposobem jest skorzystanie z funkcji inteligentnego wyszukiwania. Wystarczy tylko w polu Powiedz mi, co chcesz zrobić na górnym pasku menu wpisać, czego szukamy, i pozwolić sobie pomóc. Mamy następujące możliwości:

Otwieranie funkcji: wpiszmy funkcję, której szukamy, na przykład odstęp międzywierszowy. Już podczas pisania Word wyświetli listę odpowiednich wyników. Na przykład, aby zmienić odstęp międzywierszowy, klikamy w wynikach na Interlinia i odstępy między akapitami i wybieramy odpowiednią funkcję. Wskazówka: aby zastosować daną funkcję tylko w części dokumentu, najpierw zaznaczmy wybrane miejsce lub fragment tekstu.

Pytanie o instrukcję: jeśli nie znamy dokładnie nazwy funkcji, możemy zadać ogólne pytanie. Wpisu­jemy słowa kluczowe dotyczące naszego problemu i klikamy na Uzyskaj pomoc na temat… Word zaprezentuje listę z odpowiednimi instrukcjami.

Pomoc z sieci: jeśli w wynikach nie ma tego, czego szukamy, wybierzmy opcję Inteligentne wyszukiwanie…, aby na pasku bocznym otworzyć odpowiednią pomoc z internetu.

Jak to było?

Jeśli potrzebujemy informacji na konkretny temat, wystarczy kilka kliknięć, aby Word nam ich dostarczył.

Inteligentne wyszukiwanie: zaznaczamy problematyczne słowo, wybieramy kartę Odwołaniai klikamy na Inteligentne wyszukiwanie. Na otwartym pasku bocznym Word zostaną wyświetlone informacje z sieci dotyczące zaznaczonej treści. Tam wybieramy Zdefiniuj, aby otrzymać doprecyzowane pojęcia.

Badania: aby zgłębić określony temat, klikamy na Odniesienia i na Badacz. Teraz możemy wyszukiwać informacje, wykorzystując pasek internetowy, oraz zastosować w naszym dokumencie układ, zdjęcia albo cytaty. Funkcja działa tylko w abonamentowym Office 365.

Wszystko pod kontrolą

Edytowanie wielostronicowego dokumentu wymaga częstego wielokrotnego przewijania, jednak można to ominąć. Word umożliwia wyświetlanie dokumentu w dwóch oknach jednocześnie.

Klikamy na Widok i na Nowe okno. Na karcie Widok klikamy następnie na Rozmieść wszystko, aby Word automatycznie wyświetlił oba okna obok siebie w trybie pełnoekranowym.

Teraz ten sam dokument można edytować bez uciążliwego przewijania w różnych miejscach równocześnie.

Poskromienie autokorekty

Autokorekta Worda automatycznie koryguje błędy literowe. To często bardzo przydatne, ale zdarza się, że funkcja ta staje się kłopotliwa. Wtedy zamiast się irytować, możemy postarać się nad nią zapanować.

Aby przejść do odpowiednich ustawień, klikamy na Plik, Opcje, Sprawdzanie i Opcje Autokorekty... Teraz usuńmy zaznaczenia, na przykład z pola przy Początek zdania wielką literą, aby Word nie korygował małych liter za każdym razem. Aby na przyszłość wyeliminować także inne automatyczne zmiany, dostosowujemy ustawienia do naszych potrzeb.

Mniej pisania

Jeżeli często używamy długich, skomplikowanych słów lub obcojęzycznych nazw własnych, funkcja zamieniania w autokorekcie na pewno nam się przyda. Wchodzimy w Opcje Autokorekty, zaznaczamy opcję Zamień tekst podczas pisania, a następnie pod Zamieńwpisujemy na przykład prnd, a w kolumnie obok praindoeuropejski i klikamy na OK. Za każdym razem, kiedy wpiszemy prnd, Word automatycznie zamieni to na praindoeuropejski. Funkcja może obejmować dowolne słowa, a nawet całe zdania. Pamiętajmy, aby stosować skróty nieprzypisane do innych słów i zwrotów.

Upiększanie dokumentów clipartami

W Wordzie napiszemy nie tylko standardowe listy, lecz także kartki z pozdrowieniami, zaproszenia i inne dokumenty okolicznościowe. Jeśli zawarte w Wordzie cliparty nam nie wystarczają, to możemy skorzystać z ogromnej biblioteki darmowych ilustracji dostępnych w serwisie openclipart.org. Tak wstawimy je do dokumentu Worda:

Wyszukujemy clipart: za pomocą dowolnej przeglądarki uruchamiamy stronę serwisu. Teraz w pole wpisujemy (po angielsku) frazę najlepiej określającą clipart, którego szukamy, i wciskamy Enter. Po chwili zostaną wyświetlone wszystkie pasujące grafiki - klikamy na wybrany clipart.

Pobieramy clipart: aby pobrać wybrany clipart w formacie zgodnym z Wordem (WMF), klikamy na przycisk Microsoft Office, LibreOffice (WMF).

Wstawiamy clipart do Worda: przechodzimy do folderu pobranego cliparta i przy wciśniętym lewym przyciskiem myszy przeciągamy naszą wybraną grafikę do okna Worda.

Oszczędzanie oczu

Word zawiera opcję ciemnego wyglądu ekranu: całość wygląda stylowo i oszczędza oczy podczas pracy w ciemnym otoczeniu. Aby ją aktywować, klikamy na Plik, Opcje i w zakładce Ogólne, pod Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office przy Motyw pakietu Officewybieramy Czarny i zatwierdzamy, klikając na OK.

Bezpieczniejsze dokumenty

Aby zminimalizować straty w przypadku nagłego przerwania pracy z dokumentem, klikamy na Plik, Opcje i Zapisywanie. Przy Zapisz informacje Autoodzyskiwania co wpisujemy na przykład 5. Po kliknięciu na OK Word będzie automatycznie zapisywał otwarte dokumenty co pięć minut.

Szybsze zaznaczanie

Kiedy chodzi o szybkość, polecenia klawiaturowe są niezastąpione. Edytowanie za pomocą myszy również można przyspieszyć: aby zaznaczyć słowo, wystarczy kliknąć na niego podwójnie. Kliknięcie potrójne zaznacza cały akapit.

Zwiększanie funkcjonalności Worda: Office Add-Ins

Podobnie jak przeglądarki internetowe Firefox czy Chrome, tak i program Word można rozbudowywać za pomocą licznych, małych aplikacji (rozszerzeń), dodając do niego przydatne funkcje i dostosowując go do naszych potrzeb.

W Wordzie klikamy na Wstawianie i Pobierz dodatki, aby przejść do przeglądu dostępnych rozszerzeń. Jeśli odkryliśmy coś interesującego, instalujemy rozszerzenie, klikając na Dodaj.

Aby później zarządzać zainstalowa­nymi rozszerzeniami, na karcie Wstawianie klikamy na Moje dodatki i podwójnym kliknięciem wybieramy rozszerzenie, którego ustawienia chcemy zmienić.

Porównywanie dokumentów

Jeśli szukamy nowej pracy, potrzebujemy aktualnego CV. Może mamy jednak kilka starych wersji tego dokumentu? Funkcja porównania doskonale sprawdzi się w takiej sytuacji, pozwala bowiem porównać i edytować dwa dokumenty w jednym oknie.

Na karcie Recenzja w grupie Porównywanie klikamy na Porównaj. W polach Oryginalny dokument oraz Skorygowany dokument odszukujemy pliki, które chcemy ze sobą porównać. Klikamy na przycisk Więcej, aby sprecyzować ustawienia dotyczące porównywania dokumentów. Klikamy na przycisk OK. W następnym oknie przeglądu różnice zostaną zaznaczone kolorami. Aby zdecydować, czy akceptujemy, czy odrzucamy zmianę, klikamy prawym przyciskiem myszy na fragment z zaznaczoną poprawką i wybieramy odpowiednią opcję. Kiedy wszystko zostało wykonane, zamykamy dokument, klikając na X, a następnie na Zapisz, aby go zapisać.

Oszczędzamy sobie pracy

Podczas pisania tekstów niektóre ich fragmenty często się powtarzają, dlatego profesjonaliści używają autotekstów.

Zaznaczamy w naszym dokumencie miejsce, które chcemy zapisać. Klikamy na kartę Wstawianie, Szybkie części i Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części... W nowym oknie w polu Nazwa wpisujemy jak najbardziej jednoznaczną nazwę elementu. Jeśli chcemy zapisać wiele szablonów, klikamy na Kategoria i na Utwórz nową kategorię. Zapisujemy, klikając na OK. Aby wstawić przygotowany autotekst, wystarczą trzy kliknięcia: przechodzimy na kartę Wstawianie, następnie klikamy na Szybkie części i wybieramy potrzebny element.

Praca zespołowa

Użytkownicy, którzy pracują nad dokumentem w grupach, chętnie używają rozwiązań w chmurze, na przykład oferowanych przez Google. Funkcję pracy zespołowej ma także Word. Aby z niej skorzystać, wystarczy mieć konto Microsoft.

Logowanie: aby udostępnić dokument innym, klikamy po prawej stronie na Udostępnij. Jeśli nie zrobiliśmy tego wcześniej, Word poprosi nas o zapisanie dokumentu w pamięci online Microsoftu OneDrive. To możliwe tylko wtedy, gdy założyliśmy już konto Microsoft i jest ono zapisane w Wordzie. Jeśli nie, klikamy na Plik, Konto i wykonujemy instrukcje.

Zapraszanie: po zapisaniu pliku w chmurze możemy zaprosić naszych znajomych do współpracy za pomocą opcji Zaproś osoby. Dokument możemy udostępnić, korzystając również z opcji znajdującej się na dole wysuniętej karty - Uzyskaj link do udostępniania. Po jej wybraniu możemy utworzyć Link edycji: każdy, kto go otrzyma i ma konto Microsoft, będzie miał dostęp do naszego dokumentu i będzie mógł wprowadzać w nim zmiany oraz Link tylko do wyświetlania, który pozwoli jedynie na podgląd dokumentu.

Pisanie w zespole: kiedy już zdecydowaliśmy się na jedną z opcji, kopiujemy wygenerowany w Wordzie link i przesyłamy go współpracownikom przez e-mail albo Facebooka. Teraz wystarczy, że nasi znajomi na niego klikną, a dokument otworzy się w przeglądarce internetowej. Kiedy któryś ze współpracowników zmieni dokument, wszyscy zobaczą wprowadzone zmiany niemal natychmiast

Jak zabezpieczyć dokument Worda hasłem

Można skorzystać z jednego z darmowych programów do ukrywania plików i folderów. Pakiet najlepszych takich aplikacji znajdziemy w Niezbędniku 4/2015. Wybrane dokumenty Worda możemy też zabezpieczyć hasłem, korzystając z funkcji tego edytora.

1. Otwieramy dokument, który chcemy zabezpieczyć, i klikamy na Plik, a potem na Chroń dokument i na Szyfruj przy użyciu hasła.

2. Pokazuje się okno, w które wpisujemy hasło, jakim chcemy zabezpieczyć dokument (rozróżniana jest wielkość liter). Klikamy na OK. Podane hasło potwierdzamy w kolejnym oknie. Ponownie klikamy na OK.

Uwaga! Jeśli zapomnimy hasło, nie będzie można go odzyskać.

3. Teraz przy próbie otworzenia dokumentu Word będzie prosił o podanie hasła.

4. Word pozwala zabezpieczać hasłem dokumenty także w trakcie zapisywania. Klikamy na Plik i na Zapisz jako. Jak zwykle wskazujemy miejsce zapisu, a potem u dołu okna zapisywania rozwijamy listę Narzędzia i wybieramy z niej Opcje ogólne.

5. W oknie Opcje ogólne wprowadzamy, a potem potwierdzamy hasło.

Kalkulator w Wordzie

Word Excela nie zastąpi, ale może nam pomóc w obliczeniach, podpowiadając wyniki. Oto jak dodać kalkulator do paska narzędzi edytora tekstu.

1. W oknie Worda klikamy na Plik, a potem na Opcje. Następnie w oknie opcji, w panelu z lewej strony, wybieramy kliknięciem pozycję Pasek narzędzi Szybki dostęp.

2. W środkowej części okna z listy wybieramy Wszystkie polecenia i poniżej znajdujemy, a potem zaznaczamy kliknięciem pozycję Oblicz. Klikamy na Dodaj, by dodać polecenie do paska narzędzi. Klikamy na OK.

3. Na pasku narzędzi w oknie Worda pojawia się nowa ikona.

Teraz, kiedy wpiszemy działanie w dokumencie Worda, zaznaczamy je i klikamy na nową ikonę. W lewym dolnym rogu okna zobaczymy wynik.

4. Aby wynik znalazł się w dokumencie, wystarczy wcisnąć Ctrl + V.

Jak konwertować teksty z Worda do HTML bez formatowania

W tym celu można kopiować teksty do Notatnika, ale to nie zawsze się sprawdza. Dlatego warto wypróbować narzędzie online o nazwie Word to Clean HTML.

1. Otwieramy stronę Word to Clean HTML i wklejamy na niej nasz tekst skopiowany z Worda.

2. Klikamy na Convert to Clean HTML. Widzimy teraz dwie zakładki - na zakładce Clean HTMLznajdziemy czysty tekst, a dla porównania na Original HTML - tekst zaśmiecony dodatkowymi znacznikami. Klikamy na Copy HTML to clipboard, by skopiować czysty tekst do schowka.