W dzisiejszych czasach każda, nawet najmniejsza firma potrzebuje sprzętu komputerowego. Wciąż najczęstszą formą wyposażenia własnego biura w sprzęt IT jest zakup stosownych urządzeń i oprogramowania za gotówkę. Jednak, gdy dana działalność wymaga większej liczby urządzeń, warto rozważyć alternatywny sposób – leasing sprzętu IT.

Założenie firmy i rozpoczęcie działalności gospodarczej zwykle wiąże się ze znacznymi kosztami. Z tego powodu kupno niezbędnego sprzętu biurowego oraz komputerowego może stanowić znaczący wydatek w początkowym etapie funkcjonowania biznesu. Rozwiązaniem coraz częściej wybieranym przez przedsiębiorców jest leasing sprzętu komputerowego. Dzięki temu mogą oni zminimalizować wydatki w początkowym okresie prowadzenia działalności.

Teoretycznie sprzęt komputerowy można po prostu kupić za gotówkę. Jednak oznacza to znaczny koszt w początkowym - i tak dostatecznie wymagającym inwestycji - etapie funkcjonowania firmy. Próby zaoszczędzenia wydatków na drodze ograniczania liczby niezbędnego do realizacji zadań biznesowych sprzętu komputerowego i biurowego to nienajlepszy pomysł. Oznacza on bowiem, że już na starcie działalności ograniczamy potencjał firmy. Znacznie lepszym rozwiązaniem, czy też sposobem na minimalizację wydatków związanych z rozpoczęciem, bądź rozwinięciem działalności biznesowej może być leasing sprzętu.

Leasing to rodzaj umowy cywilnoprawnej. Polega na tym, że jedna ze stron (leasingobiorca; w ujętym tu kontekście oznacza przedsiębiorcę) nabywa prawa do używania rzeczy, w zamian za świadczenia na rzecz drugiej strony umowy (leasingodawcy, czyli firmy leasingowej), która z kolei kupuje i oddaje tę rzecz w użytkowanie. Dawniej ta forma umowy była kojarzona głównie z samochodami kupowanymi przez przedstawicieli firm, obecnie jest ona z powodzeniem wykorzystywana również do zakupu sprzętu IT.

Decydując się na wyposażenie własnej firmy w sprzęt IT na drodze leasingu, trzeba pamiętać o kilku istotnych aspektach tego typu umów. Przede wszystkim przedmiot leasingu, czyli komputery, laptopy, ultrabooki, monitory, drukarki, oprogramowanie czy jakikolwiek inny element planowanej infrastruktury technologicznej biura w czasie trwania umowy nie staje się własnością leasingobiorcy. Sprzęt IT jest w takim przypadku jedynie udostępniany na ściśle określony w umowie czas. Po zakończeniu umowy to przedsiębiorca - leasingobiorca - decyduje o tym, czy chce wykupić leasingowane wyposażenie biura, czy też nie. Oczywiście kwota takiego wykupu jest znacznie niższa od ceny samych urządzeń w momencie ich zakupu przez leasingodawcę.

Z faktu, że to leasingodawca jest faktycznym właścicielem użyczanego wyposażenia IT wynikają istotne kwestie podatkowe. Przede wszystkim przedsiębiorca decydujący się na wzięcie komputerów w leasing musi pamiętać o tym, że podatek VAT jest w takim przypadku naliczany stopniowo - z uwzględnieniem każdej raty leasingowej (dotyczy to tzw. leasingu operacyjnego). Ponadto do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca decydujący się na leasingowanie sprzętu komputerowego może zaliczyć praktycznie wszystkie wydatki powiązane z tym sprzętem, w tym ratę leasingową, wszelkie opłaty początkowe, koszty związane z konserwacją sprzętu. Nie można natomiast dokonać odpisu amortyzacyjnego - tego dokonuje firma leasingowa i właśnie procentowy wskaźnik czasu amortyzacji często jest czynnikiem warunkującym minimalny czas trwania umowy leasingowej.

Warto też pamiętać, że firmy leasingowe często nakładają progi minimalnej wartości (ceny nabycia) leasingowanego sprzętu. Oznacza to, że w przypadku, gdy osoba prowadząca niewielką działalność jest zainteresowana niewielką liczbą sprzętu biurowego czy komputerowego, może się okazać, że wielu leasingodawców nie zaoferuje umowy leasingowej właśnie ze względu na stosowany przez daną firmę leasingową próg wartości przedmiotu umowy leasingowej. Z drugiej strony należy jednak zaznaczyć, że coraz więcej firm leasingowych działających na polskim rynku staje się w tym zakresie bardzo elastycznych. Można znaleźć leasingodawców oferujących umowy dla sprzętu już od wartości kilkuset złotych netto.

Wiele firm oferuje również ułatwienia w kwestii dotyczącej samych formalności związanych z umową. Część podmiotów oferujących leasing sprzętu IT udostępnia wygodne w obsłudze narzędzia online, umożliwiające zainteresowanemu przedsiębiorcy samodzielne wybranie sprzętu spełniającego konkretne wymagania, obliczenie raty leasingowej, wypełnienie wniosku, przesłanie do firmy leasingowej itp. Wszystko to można załatwić bez konieczności osobistego stawiennictwa u leasingodawcy.

Rozłożenie obciążeń inwestycyjnych w czasie oraz korzyści podatkowe wynikające z umowy leasingu to argument przemawiający za rozważeniem tej formy nabycia sprzętu IT mającego stanowić wyposażenie zakładanej lub rozwijanej działalności.