Pakiet biurowy Microsoftu jest dostępny jako program na pecet, ale też jako wersja przeglądarkowa oraz aplikacja mobilna – bezpłatnie! Oto najlepsze wskazówki.

1. Wspólna edycja dokumentu

W wersjach online Worda, Excela, PowerPointa oraz OneNote’a można edytować dokumenty wspólnie i równocześ­nie. Aby pracować w zespole, nasz współpracownik nie musi mieć nawet konta Microsoft i dzięki widokowi w czasie rzeczywistym od razu zobaczy teksty albo zdjęcia wprowadzane przez innych użytkowników.

W przeglądarce otwieramy stronę office.com i logujemy się. Potem tworzymy dokument (Nowy) Worda, wybieramy pusty, jeden z proponowanych szablonów albo dokument już utworzony, dostępny na liście Ostatnio używane. W trybie edycji klikamy na Udostępnij, wpisujemy adres e-mail naszego współpracownika. W ten sposób będzie on mógł edytować dokument. Jeśli ma móc tylko czytać, klikamy na Adresaci mogą edytować i na Adresaci mogą tylko wyświet­lać. Po kliknięciach na Udostępnij i na Zamknij odbiorca otrzyma wiadomość e-mail z łączem. Po kliknięciu na nie dokument otworzy się w przeglądarce od razu w Word Online.

2. Szybkie i inteligentne wyszukiwanie

Jeśli w dokumencie pojawia się pojęcie, którego znaczenia nie znamy, to Word Online nie zostawi nas bez pomocy. Zaznaczamy myszą problematyczny pasaż tekstu, klikamy na niego prawym klawiszem myszy i na Inteligentne wyszukiwanie. Po prawej stronie dokumentu pojawi się kolumna z informacjami, wyjaś­nieniami i zdjęciami. Potrzebujemy jeszcze obszerniejszych wyjaśnień? Kliknięciem na łącze do Wikipedii otworzymy w przeglądarce kompletny artykuł.

3. Szybsze wykrywanie funkcji

Wszystkie aplikacje pakietu Office Online mają na pokładzie praktycznego asystenta, który szybko wykrywa i wywołuje szukane funkcje. Klikamy u góry w polu wyszukiwania Powiedz mi, co chcesz zrobić i wpisujemy zadanie, na przykład Nagłówek. Poniżej pojawią się odpowiednie przyciski oraz tematy pomocy, które wybierzemy kliknięciami. To zaoszczędzi nam nerwowego klikania i przedzierania się przez menu.

4. Przywracanie starych wersji

Pracujemy pilnie nad dokumentem i po pewnym czasie zauważamy, że trochę nabałaganiliśmy. Nic się nie stało. Office Online permanentnie automatycznie zapisuje dokumenty i zachowuje ich wcześniejsze wersje. Aby je przywrócić, klikamy na Plik, Informacje i Poprzednie wersje. Pojawi się lista wszystkich wersji, posortowana według daty i godziny. Kliknięcie na daną pozycję otwiera podgląd. Jeśli chcemy przywrócić starszą wersję, wystarczy kliknąć na Przywróć.

5. Office multitasking na tablecie Apple

Również na telefonie i tablecie możemy przeczytać dokument Worda albo dopieszczać prezentację PowerPointa. W mobilnej przeglądarce jest to jednak dość karkołomne, lepiej robić to w aplikacji: Word, Excel i inne programy możemy pobrać w darmowych wersjach dla iOS oraz Androida.

Uwaga! Przy tabletach z przekątną ekranu od 10,1 cala, na przykład w dużym iPadzie Pro, do korzystania z aplikacji potrzebujemy płatnego abonamentu Office 365. Dla mniejszych urządzeń oprogramowanie jest bezpłatne. Jeszcze jedna wskazówka dla użytkowników iPadów: począwszy od iOS 11 funkcja drag & drop jest możliwa także pomiędzy programami Microsoft Office. Otwieramy pierwszą aplikację, na przykład Worda. Potem przeciągamy od dołu, aby otworzyć dock, i przeciągamy do góry drugą aplikację, na przykład OnDrive. Ta pojawi się teraz w widoku Slide Over, a więc jako aplikacja szybująca nad aktualnym widokiem. Nowsze iPady (od Air 2) oferują oprócz tego Split View, w którym dwa programy rozmieszczone obok siebie dzielą ekran. Aby przenieść element, dotknijmy na przykład zdjęcia zapisanego w chmurze, przytrzymajmy na nim palec i przeciągnijmy go do wybranego miejsca dokumentu Worda.

6. Prezentacje inaczej

Najnowszym członkiem rodziny Office jest kreatywne narzędzie Sway. Inaczej niż w PowerPoincie nie wypełniamy tutaj slajdów, tylko tworzymy cyfrowy magazyn. Klikamy na Utwórz nowy albo na szablon, na przykład Tytuł opowieści wakacyjnej, aby stworzyć zdjęciowy zapis podróży. Kliknięciem na Rozpocznij edytowanie tego Swaya przechodzimy do edycji. Klikając na poszczególne elementy, zmieniamy teksty i zdjęcia oraz dokładamy nowe elementy znakiem +. Elementy można chwytać za ramkę i dowolnie zmieniać ich kolejność. Klikamy na zakładkę Projektowanie, aby obejrzeć podgląd, na zakładce Style zmienimy wygląd prezentacji. Przez Scenariusz powracamy do edycji. Zapis odbywa się automatycznie, a przez Udostępnij wyślemy nasze dzieło znajomym.

7. Pogawędki podczas pracy

Jeśli ktoś edytuje z nami dokument Worda (patrz wskazówka 1), to możemy równolegle do pracy z daną osobą pogawędzić. Kliknięcie na ikonę czatu albo Skype’a na dole otworzy pasek boczny. Aby rozpocząć w nim rozmowę, wybieramy kontakt Skype i w polu u dołu wpisujemy wiadomość.

8. Szybki dostęp

W przeglądarce tylko dwoma kliknięciami otworzymy aplikacje Office Online oraz ostatnio używane dokumenty. Niezbędne rozszerzenie (Office Online) jest dostępne wyłącznie dla Chrome i można je pobrać na chrome.google.com/webstore. Kliknięcie na nową ikonę obok paska adresu otwiera wybór.